Wir haben ein Gäste-System entwickelt, das dazu beiträgt, die Kosten für Hochzeits-, Event- und Veranstaltungsfotografie zu senken. Eine Galerie wird ausschließlich für das Brautpaar erstellt. Früher hatte nur das Brautpaar Zugriff auf die Fotos, während die Gäste den Zugang über das Brautpaar erhalten mussten.
Durch das Gäste-System haben nun alle Hochzeitsgäste direkten Zugriff auf die Fotos, sobald diese in der zweiten Galerie verfügbar sind. Unter bestimmten Bedingungen kann das Brautpaar die Kosten für den Fotografen bei der Hochzeitsfeier sparen. Im Vorgespräch kann das Brautpaar auf eine eigene Galerie verzichten, stimmt jedoch zu, dass alle Fotos den Gästen gezeigt werden.
Es gibt jedoch Mindestvoraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit das Gäste-System funktioniert. Neben der Hochzeitsfotografie eignet sich das Gäste-System auch für Event-, Messe-, und Partyfotografie sowie für Demos und Kundgebungen, bei denen für die Pressearbeit Fotos benötigt werden.
Die Mindestvoraussetzungen für das Gäste-System sind:
- Kunden der Event- & Veranstaltungsfotografie müssen das Gäste-System ausdrücklich anfordern.
- Es müssen mindestens 50 Gäste anwesend sein.
- Mindestens 50% der eingeladenen Gäste müssen sich bei der Feier registrieren. Eine nachträgliche Registrierung ist aus Datenschutzgründen nicht möglich.
- Das Hochzeitspaar / der Veranstalter muss die Gäste in seiner Ansprache auf die Registrierung hinweisen.
- Der Fotograf stellt entsprechende Druckvorlagen für Informationsflyer oder Aufsteller für alle Tische zur Verfügung, die von den Gastgebern aufgestellt werden müssen.
- Am Eingang zur Location muss ein mindestens Din-A3-großes Schild mit einem QR-Code zur Registrierung angebracht werden. Das Schild kann auch in der Lokation als Erinnerung aufgehängt werden. Das Schild muss so aufgehängt werden, dass nur Gäste sich registrieren können.
- Die Gäste müssen vor dem eigentlichen Termin über das Gäste-System informiert werden.
- 25 Prozent der registrierten Gäste müssen für den Mindestbestellwert von 29,99 € Fotos bestellen.
Wo kann das Gäste-System angewendet werden?
Das Gäste-System ist nicht ausschließlich auf die Hochzeitsfotografie beschränkt, sondern kann bei verschiedenen Events mit mindestens 50 Gästen eingesetzt werden. Dazu zählen beispielsweise die Eventfotografie, Messefotografie, Veranstaltungsfotografie und Partyfotografie. Auch bei Kundgebungen, bei denen Fotos für die Pressearbeit benötigt werden, kann das Gäste-System zum Einsatz kommen.
Was kostet es, wenn die Mindestvoraussetzungen am Ende nicht erfüllt sind?
Unsere Tests haben gezeigt, dass es äußerst selten vorkommt, dass die Mindestvoraussetzungen nicht erfüllt werden. In 90% der Fälle verliefen die Testläufe erfolgreich und haben den Auftraggebern somit Geld gespart. Lediglich bei Demos, Kundgebungen und Mahnwachen waren die Ergebnisse weniger erfolgreich, da sich viele Teilnehmer nicht direkt registrierten. Während solcher Veranstaltungen verlieren die Teilnehmer auch oft die verteilten Kärtchen mit den Zugangsdaten.
Aufgrund des Erfolgs bei Hochzeiten, Junggesellenabschieden, Familienfeiern und anderen Veranstaltungen wird es keine Nachberechnung geben. Zum einen können die Auftraggeber nochmals eine Info-Mail an alle Teilnehmer senden, und zum anderen wurde bereits ein Grundpreis berechnet, mit dem die uns entstehenden Kosten abgedeckt sind.
Sollte es doch einmal vorkommen, dass alle Maßnahmen im Nachhinein nicht greifen, werden wir gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Lösung finden, die für beide Seiten zufriedenstellend ist.
Was kann man mit dem Gäste-System sparen?
Das hängt immer von der Art des Events oder der Veranstaltung ab. Bei Hochzeiten können es bis zu 351,00 € sein, während es bei anderen kürzeren Events und Veranstaltungen bis zu 175,50 € sein kann, die die Auftraggeber sparen können.
Wie hoch ist der Grundpreis?
Für den Grundpreis kann keine pauschale Antwort gegeben werden, da jedes Event und jede Veranstaltung ihre eigenen Bedingungen hat. Der Grundpreis wird individuell und an die Bedingungen angepasst berechnet.
Als Referenz kann man sich den Stundensatz von 180,00 € zzgl. MwSt. (B2B) oder 175,50 € inkl. MwSt. (B2C) heranziehen.
